Contact
Accueil > Appels à projets > Procédures de gestion des AAP de l’IReSP

La procédure de gestion des appels à projets

 

 I. Diffusion des appels à projets

 

  • Via le site de l’IReSP
  • Via la lettre d’information de l’IReSP envoyée mensuellement à plus de 2000 chercheurs, acteurs et institutionnels en Santé Publique
  • Via le site de l’Inserm
  • Via le site de la SFSP
  • Via le site des partenaires financeurs
  • Via les vice-présidents recherche des universités
  • Via des listes de diffusion ad-hoc le cas échéant

 

II. Deux types de procédure de sélection des projets

 

Les projets déposés sont examinés simultanément selon deux critères :

 

  • un critère de qualité scientifique évalué par le Comité Scientifique d’Évaluation (CSE) qui s’appuie sur deux expertises extérieures ;

 

  • un critère de priorité/opportunité scientifique évalué par les partenaires financeurs, émetteurs de l’appel à projets, en fonction des orientations scientifiques de leur organisme et de leurs missions d’éclairage des politiques publiques.

 

A. Modalité de sélection générale

 

Ceci concerne les appels à projets ayant plusieurs partenaires financeurs.

 

Les trois instances :

 

  • Le Comité Scientifique d’Evaluation (CSE)
    Composition : des scientifiques du domaine couvrant différents champs disciplinaires (la taille du CSE varie en fonction du nombre de projets reçus).
    Rôle : établir un classement des projets sur des critères scientifiques.

 

  • Le Comité des financeurs (ou Comité de Pilotage)
    Composition : un représentant pour chaque financeur potentiel de l’AAP.
    Rôle : donner un avis en termes priorité/opportunité scientifique et de pertinence scientifique le cas échéant, choix des projets à financer parmi les projets retenus par le CSE.

 

  • Le bureau de l’appel à projets
    Composition : plusieurs membres du CSE dont le président + le Comité des financeurs.
    Rôle : effectuer une sélection parmi les projets déposés en fonction des critères scientifiques et de priorité/opportunité des partenaires financeurs.

 

Les étapes de la procédure : les appels peuvent être organisés en une ou deux étapes (lettres d’intention puis dossiers complets) :

 

 Procédure en une étape :

 

  • 1. Choix d’un président du CSE par concertation entre l’IReSP et les partenaires financeurs.
  • 2. Constitution du Comité Scientifique d’évaluation (CSE), par concertation entre le président du CSE, l’IReSP et les partenaires financeurs.
  • 3. Constitution du bureau.
  • 4. Réception des projets (au moins 2 mois entre la diffusion de l’AAP et la réception).
  • 5. Réunion des scientifiques du bureau. Au cours de cette réunion les scientifiques du bureau devront éliminer les projets hors champ et répartir les projets aux experts extérieurs. Chaque projet doit être évalué par deux experts extérieurs. Le directeur de l’IReSP ne participe pas à cette réunion.
  • 6. Envoi des dossiers aux experts extérieurs ainsi qu’aux partenaires financeurs.
  • 7. Retour des expertises scientifiques et des avis d’opportunité des partenaires financeurs deux mois après la réunion des scientifiques du bureau.
  • 8. Réunion du bureau (scientifiques et partenaires financeurs) pour faire une sélection des projets qui seront examinés par le CSE, à partir des notes des experts extérieurs et des critères d’opportunité des financeurs. Les projets retenus seront ensuite répartis aux membres du CSE qui en seront les rapporteurs. Un représentant de la direction de l’IReSP assiste à cette réunion.
  • 9. Envoi des expertises anonymisées aux rapporteurs. Chaque rapporteur synthétise les avis des 2 experts extérieurs et donne le sien. Les membres du CSE ont une dizaine de jours pour remettre les rapports des projets dont ils ont la charge et qui seront examinés lors de la réunion du CSE.
  • 10. Réunion du CSE (dont les scientifiques du bureau) pour le classement scientifique des projets. A la suite de la discussion générale sur les projets une note globale est attribuée pour chaque projet. Les projets dont la qualité scientifique est jugée satisfaisante sont classés. Ni les représentants des partenaires financeurs de l’AAP ni le directeur de l’IReSP n’assistent à cette réunion.
  • 11. Envoi du tableau des projets classés aux partenaires financeurs.
  • 12. Réunion du Comité des financeurs, 15 jours après la réunion du CSE. La liste des projets classés est présentée par le président du CSE. Les partenaires qui souhaitent participer au financement mutualisé (« pot commun », voir plus bas) ou soutenir un projet particulier expriment leurs souhaits. Un projet qui n’a pas été classé par le CSE ne peut pas être financé par un partenaire dans le cadre de l’IReSP. Rédaction d’un procès verbal à la fin de la réunion des partenaires financeurs récapitulant les projets sélectionnés pour le financement.

 

 Procédure en deux étapes (lettres d’intention puis dossiers complets)

 

  • 1. Choix d’un président du CSE par concertation entre l’IReSP et les partenaires financeurs.
  • 2. Constitution du Comité Scientifique d’évaluation (CSE), par concertation entre le président du CSE, l’IReSP et les partenaires financeurs.
  • 3. Constitution du CSE restreint.
  • 4. Réception des lettre d’intention (au moins 2 mois entre la diffusion de l’AAP et la réception).
  • 5. Réunion du CSE restreint. Au cours de cette réunion les membres du CSE restreint devront éliminer les lettres d’intention hors champ et répartir les lettres d’intention aux experts extérieurs et attribuer un rapporteur (membre du CSE) à chaque lettre. Chaque lettre doit être évalué par deux experts extérieurs. Le directeur de l’IReSP ne participe pas à cette réunion.
  • 6. Envoi des lettres aux experts extérieurs ainsi qu’aux partenaires financeurs.
  • 7. Retour des expertises scientifiques et des avis d’opportunité des partenaires financeurs deux mois après la réunion du CSE restreint.
  • 8. Envoi des expertises anonymisées aux rapporteurs. Chaque rapporteur synthétise les avis des 2 experts extérieurs et donne le sien. Les membres du CSE ont une dizaine de jours pour remettre les rapports des lettres d’intention dont ils ont la charge et qui seront examinés lors de la réunion du CSE.
  • 9. Réunion du CSE pour faire une sélection des lettres retenues, à partir des notes des experts extérieurs et des rapports des rapporteurs.
  • 10. Réunion des partenaires financeurs suite à la réunion du CSE pour discuter des lettres retenues par le CSE. Les partenaires retiennent les lettres correspondant à leurs thèmes prioritaires. Un représentant de la direction de l’IReSP assiste à cette réunion.
  • 11. Annonce des résultats aux porteurs de projets, envoi des recommandations aux porteurs retenus et aux porteurs non retenus qui en font la demande.
  • 12. Réception des projets retenus (2 mois minimum sont laissés aux porteurs retenus pour déposer leur projet complet).
  • 13. Envoi des dossiers aux experts extérieurs, aux membres du CSE ainsi qu’aux partenaires financeurs.
  • 14. Retour des expertises scientifiques et des avis d’opportunité des partenaires financeurs deux mois après la réception des dossiers.
  • 15. Envoi des expertises anonymisées aux rapporteurs. Chaque rapporteur synthétise les avis des 2 experts extérieurs et donne le sien. Les membres du CSE ont une dizaine de jours pour remettre les rapports des projets dont ils ont la charge et qui seront examinés lors de la réunion du CSE.
  • 16. Réunion du CSE complet pour le classement scientifique des projets. A la suite de la discussion générale sur les projets une note globale est attribuée pour chaque projet. Les projets dont la qualité scientifique est jugée satisfaisante sont classés. Ni les représentants des partenaires financeurs de l’AAP ni le directeur de l’IReSP n’assistent à cette réunion.
  • 17. Envoi du tableau des projets classés aux partenaires financeurs.
  • 18. Réunion du Comité des financeurs, 15 jours après la réunion du CSE. La liste des projets classés est présentée par le président du CSE. Les partenaires qui souhaitent participer au financement mutualisé (« pot commun », voir plus bas) ou soutenir un projet particulier expriment leurs souhaits. Un projet qui n’a pas été classé par le CSE ne peut pas être financé par un partenaire dans le cadre de l’IReSP. Rédaction d’un procès verbal à la fin de la réunion des partenaires financeurs récapitulant les projets sélectionnés pour le financement.

 

B. Modalité de sélection simplifiée

 

 Ceci concerne les appels à projets avec un seul partenaire financeur (par exemple les AAP lancés dans le cadre du  Plan Cancer).

 

Étapes de la procédure :

 

  • Choix d’un président du CSE par concertation entre l’IReSP et les financeurs.
  • Constitution du CSE par concertation entre le président du CSE, l’IReSP et le partenaire financeur.
  • Réception des projets (au moins 2 mois entre la diffusion de l’AAP et la réception).
  • Réunion du CSE restreint (3 ou 4 membres du CSE dont le président). Élimination des projets hors champ et répartition des projets aux experts extérieurs. Chaque projet doit être évalué par deux experts extérieurs. Le directeur de l’IReSP ne participe pas à cette réunion. Envoi des dossiers aux experts extérieurs.
  • Retour des expertises, et communication de ces expertises anonymisées aux rapporteurs au moins 10 jours avant la réunion du CSE.
  • Réunion du CSE pour le classement des projets. Chaque rapporteur synthétise les avis des 2 experts extérieurs et donne le sien. Il y a une discussion générale et une note globale est donnée.
  • Les projets dont la qualité scientifique est jugée satisfaisante sont classés. Ni les représentants des partenaires financeurs de l’AAP ni le directeur n’assistent à cette réunion. Envoi du tableau des projets classés au partenaire financeur pour accord sur le montant octroyé

 

 

III. Modalités de financement et annonce des résultats

 

A. Modalité de financement générale pour les appels à projets

 

 Trois modalités de financement sont proposées aux partenaires financeurs :

 

  • Soit les partenaires financeurs mettent les financements qu’ils allouent dans un « pot commun », qui sera géré par l’organisme gestionnaire de l’IReSP (l’Inserm). Dans ce cas, leur financement n’est pas attribué à un projet en particulier, mais à un ensemble de projets dont la liste est, le cas échéant, arrêtée au cours de la réunion des partenaires financeurs au sein des projets classés par le CSE. Les publications des équipes financées par le « pot commun » devront faire référence au soutien de l’IReSP et de tous les partenaires ayant participé à l’AAP. C’est l’Inserm qui établit la convention de recherche avec les institutions dont dépendent les équipes. Ex : DGS

 

  • Soit les partenaires financeurs mettent les financements qu’ils allouent dans le « pot commun » mais ils identifient les projets qu’ils souhaitent financer. Ils attribuent à l’appel à projets un montant correspondant à ces projets. II peut y avoir des co-financements de projets avec un autre partenaire. C’est l’Inserm qui établit la convention de recherche avec les institutions dont dépendent les équipes. Dans le courrier d’annonce de financement (voir plus bas), le partenaire est identifié comme étant la source de financement. Dans la convention partenaire-Inserm, les projets soutenus peuvent être cités. Ex : CNAMTS, CNSA, RSI, DREES

 

  • Soit les partenaires financeurs financent directement un ou plusieurs projets. Les conventions de recherches sont établies directement entre le partenaire financeur et les institutions dont dépendent les équipes de recherche. Les publications des équipes financées devront faire référence au soutien de l’IReSP et de tous les Partenaires financeurs de l’appel à projets. La convention de recherche établie entre le partenaire financeur « direct » et l’institution dont dépend l’équipe de recherche sera communiquée à l’IReSP préalablement à sa signature. Ex : INPES, HAS.

 

Compte tenu du fait que l’IReSP vise au soutien d’objectifs de recherche en santé publique communs à l’ensemble de ses partenaires, et à la mise en commun des moyens nécessaires à la poursuite de ces objectifs, la première modalité est préférée aux autres.

 

Remarque : Les partenaires financeurs peuvent participer très tôt au processus d’élaboration, et leur logo apparaît sur les appels à projets, mais ils peuvent également décider au dernier moment (réunion des financeurs) de soutenir des projets.

 

B. Modalité de financement pour les appels à projets avec un seul financeur

 

Le classement des projets établi lors de la réunion du CSE est envoyé au financeur pour validation des projets retenus pour financement.

 

C. Annonce des résultats

 

  • Annonce des résultats par mail à tous les responsables scientifiques des projets déposés et publication de la liste des projets financés (sans le montant) sur le site de l’IReSP.
  • Envoi des courriers d’annonce de financement aux responsables scientifiques. La synthèse des évaluations figure en annexe. Il est précisé dans le courrier « Vous trouverez ci-joint la synthèse des évaluations de votre projet. Si cette synthèse comporte des remarques ou suggestions, il vous est demandé d’en tenir compte et le cas échéant d’intégrer dans votre recherche les aménagements nécessaires ». Un modèle de rapport intermédiaire est envoyé aux responsables scientifiques des projets de 20 mois et plus.
  • Envoi des courriers négatifs aux responsables des projets non financés.
  • Retour d’une synthèse des évaluations aux responsables de projets non financés qui le demandent. Toutes les synthèses des évaluations sont validées par le président ou la présidente du CSE.

 

 

IV. Suivi des projets

 

  • Les projets de moins de 20 mois ou de moins de 75 000 € reçoivent leur financement en une fois, sauf avis contraire du partenaire financeur.
  • Les projets de 20 mois et plus ou de plus de 75 000 € reçoivent la moitié du financement au début du projet. Un rapport à mi-parcours leur est demandé. Ce rapport est envoyé au rapporteur du projet (membre du CSE) qui émet un avis pour la suite du financement. Si la qualité de ce rapport est jugée insuffisante, le président du CSE en informe le partenaire financeur qui peut décider que le solde de la subvention ne sera pas dû.
  • Un rapport final est également demandé pour tous les projets financés. Ces rapports appartiennent aux organismes dont dépendent les équipes ayant contribué à l’obtention des résultats, mais tous les partenaires de l’IReSP peuvent en prendre connaissance, que les résultats soient publiés ou non. Les partenaires de l’IReSP ne peuvent cependant pas utiliser ni diffuser les résultats contenus dans les rapports sans l’accord des équipes de recherche.
  • Deux réunions de suivi scientifique avec tous les lauréats sont organisées par l’IReSP, environ 18 mois et 40 mois après le début des projets. Tous les partenaires de l’appel à projet, ainsi que les membres du CSE sont conviés à ces réunions.

 

 

V. Gestion des conflits d’intérêt et règles de confidentialité

 

  • Les membres des CSE et les experts extérieurs signent une déclaration de confidentialité et d’absence de conflit d’intérêt.
  • Le président du CSE ne doit pas participer à un projet déposé. Les membres du CSE ne doivent pas déposer de projet en tant que responsable scientifique du projet ni responsable d’équipe (ils peuvent participer à un projet à un autre titre, et un membre de leur équipe peut déposer un projet).
  • Si un membre du CSE est impliqué de près ou de loin dans un projet, il n’assiste pas à la discussion portant sur ce projet.
  • Les experts extérieurs ne doivent pas participer à un projet déposé, à aucun titre.
  • Les rapports, documents et classements adressés aux membres des CSE, au Conseil Scientifique du GIS, au Comité d’Orientation Stratégique du GIS et aux Partenaires du GIS, ainsi que les débats des Comités Scientifiques d’Evaluation sont confidentiels. Cette obligation de confidentialité s’étend à toute personne assistant aux réunions des CSE.
  • Les noms des experts extérieurs ne sont pas communiqués aux membres du CSE, sauf demande expresse (en cas de doute sur l’impartialité de l’expert par exemple).

 

 

VI. Règles concernant la propriété intellectuelle

 

Le soutien apporté aux projets de recherche par les financeurs, dans le cadre de l’IReSP, n’a pas pour effet de consentir à ces derniers un quelconque droit sur les résultats issus de ces projets de recherche. Il est également entendu que les financeurs laissent aux responsables scientifiques l’entière possibilité de publier, dans le respect des règles qui leur sont applicables, sur les projets faisant l’objet d’un soutien au titre d’un appel à projets. Les conventions de recherche établies entre les partenaires financeurs et les institutions dont dépendent les équipes de recherche doivent comporter un article intitulé « propriété des résultats » qui précise notamment ces éléments.

 

 

VII. Règles concernant les publications des équipes de recherché soutenues par l’IReSP

 

Toutes les publications des chercheurs relatives aux projets financés par le GIS-IReSP devront faire référence au soutien de l’IReSP et des partenaires financeurs de l’appel à projets selon les modalités décrites plus haut, et ceci doit figurer dans les conventions de recherche entre les partenaires financeurs et les institutions dont dépendent les équipes de recherche.